Project context
End-to-End-Redesign eines Recruiting-Prozesses für Fachkräfte und Auszubildende
Key areas
Personalplanung, Candidate Journey, Bewerbungsprozesse, Auswahlverfahren, Onboarding, Prozessdigitalisierung
The role of grünlicht
Projektleitung, Prozessdesign, Workshop-Moderation, Stakeholder-Management und Umsetzungsbegleitung
Starting situation
Ein führendes Unternehmen in der Wohnungswirtschaft stand vor der Herausforderung, sein Recruiting grundlegend zu modernisieren. Der bestehende Prozess war fragmentiert, zeitaufwendig und führte zu Inkonsistenzen in der Bewerber:innen-Erfahrung.
Gleichzeitig stiegen die Anforderungen an Geschwindigkeit, Transparenz und Qualität im Recruiting. Das Unternehmen musste jährlich mehrere hundert Fachkräfte und Auszubildende für handwerkliche und kaufmännische Berufe gewinnen.
Die Zielsetzung war ein End-to-End-Redesign des gesamten Recruiting-Prozesses – von der Personalplanung bis zum erfolgreichen Onboarding.
Our Approach
grünlicht übernahm die Projektleitung für das Redesign, führte Workshops mit HR, Fachbereichen und Betriebsrat durch und entwickelte einen ganzheitlichen, standardisierten Prozess.
Dabei wurden alle Prozessschritte neu konzipiert, aufeinander abgestimmt und in moderne digitale Systeme integriert.
Zentrale Schwerpunkte waren:
- Personalplanung:
Einführung eines systematischen Forecastings und Planungsprozesses - Stellenausschreibungen und Kanäle:
Standardisierung von Stellenanzeigen sowie Definition kanalübergreifender Recruiting-Strategien - Bewerbungsprozesse:
Vereinfachung und Digitalisierung des Bewerbungsprozesses, inklusive mobiler Optimierung - Auswahlverfahren:
Entwicklung klarer und fairer Kriterien, strukturierter Interviews und digitaler Testverfahren - Angebots- und Vertragsprozess:
Standardisierung von Angebot und Vertragserstellung sowie Integration in bestehende HR-Systeme - Onboarding und Initialtrainings:
Entwicklung eines einheitlichen Onboarding-Prozesses inklusive Welcome-Days, eLearning-Modulen und Ersttrainings - Candidate Journey Design:
Definition zentraler Touchpoints und Verbesserung der Candidate Experience - Prozessdigitalisierung:
Einführung von Automatisierungen für Kommunikation und Terminplanung - Schulung und Change Management:
Training der Recruiter:innen und Führungskräfte sowie Kommunikationsmaßnahmen zur internen Verankerung
Measures in detail
Im Rahmen des Projekts wurden zahlreiche Workshops mit HR, Fachbereichen und Betriebsrat durchgeführt. Ziel war es, bestehende Abläufe transparent zu machen, Schwachstellen zu identifizieren und einen gemeinsamen Zielprozess zu entwickeln.
Auf dieser Basis entstand eine Recruiting-Roadmap für alle relevanten Unternehmensbereiche. Zusätzlich wurde ein Recruiting-Dashboard mit Kennzahlen wie Time-to-Hire, Cost-per-Hire und Candidate Experience aufgebaut.
Ein weiterer Schwerpunkt lag im Aufbau eines Talent-Pools für Fachkräfte und Auszubildende. Ergänzend dazu wurde eine Employer-Branding-Logik entwickelt, die eng mit den neuen Prozessen verzahnt wurde.
Results
- Durchgängiger End-to-End-Recruiting-Prozess:
Von Personalplanung bis Onboarding wurde ein klarer, standardisierter Ablauf etabliert - Kürzere Besetzungszeiten:
Die Time-to-Hire konnte durch klarere Abläufe und weniger manuelle Schritte reduziert werden - Bessere Candidate Experience:
Bewerber:innen erleben den Prozess als transparenter, einfacher und wertschätzender - Höhere Qualität der Einstellungen:
Klarere Kriterien und strukturierte Auswahlprozesse verbessern die Passung von Kandidat:innen und Positionen - Mehr Prozesseffizienz:
Automatisierungen und Standards reduzieren Abstimmungsaufwand und Fehlerquellen - Gestärkte Arbeitgebermarke:
Das Unternehmen tritt im Bewerbungsprozess moderner, konsistenter und attraktiver auf - Nachhaltige Skalierbarkeit:
Standardisierte Prozesse erleichtern die Ausweitung auf neue Berufsgruppen und Standorte
Key Learnings
- Recruiting muss als End-to-End-Prozess gedacht werden – nur dann greifen die einzelnen Schritte wirklich ineinander.
- Digitalisierung und Standardisierung schaffen Geschwindigkeit, Transparenz und Verlässlichkeit.
- Eine positive Candidate Journey wirkt direkt auf die Arbeitgebermarke.
- Frühe Einbindung von Fachbereichen und Betriebsrat sichert Akzeptanz und Nachhaltigkeit.